1. Thông tin tổng quan dự án

• • Tên dự án: Xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp theo mô hình BOS
  • Khách hàng: Một doanh nghiệp đa lĩnh vực, vận hành song song nhiều mảng kinh doanh (thông tin khách hàng được bảo mật theo thỏa thuận)
  • Thời gian triển khai: khoảng 6 tháng, từ giữa năm 2026
  • Phạm vi: toàn bộ các trụ cột quản trị và lưu trình vận hành đơn hàng của các mảng kinh doanh chính
  • Đội ngũ thực hiện: nhóm chuyên gia VJIP, do ông Lưu Nhân Khải – Giám đốc VJIP làm chuyên gia trưởng
  • Trạng thái: đang triển khai

2. Về Công ty 129 và bài toán của dự án

Thành lập ngày 12/5/1993, Công ty 129 là doanh nghiệp quốc phòng, an ninh trực thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ, hoạt động trong các lĩnh vực mật mã, bảo mật và an toàn thông tin, công nghệ thông tin và xây lắp công trình đặc thù (nguồn: Công ty 129). Hoạt động đồng thời nhiều mảng kinh doanh với yêu cầu chính xác, kỷ luật cao khiến cách thức phối hợp giữa các phòng ban trở thành yếu tố then chốt.

Tại Hội nghị tổng kết công tác năm 2025, Công ty 129 xác định nhiệm vụ năm 2026 gồm cơ cấu lại doanh nghiệp làm cơ sở chuẩn hóa tổ chức và quy trình làm việc, đồng thời tăng cường ứng dụng công nghệ số trong quản trị (nguồn: Ban Cơ yếu Chính phủ). Dự án với VJIP trả lời câu hỏi đi trước mọi phần mềm: số hóa quy trình nào, theo chuẩn nào. Mục tiêu hai bên thống nhất là 100% quy trình vận hành được tiêu chuẩn hóa, mỗi quy trình rõ người làm, rõ đầu vào – đầu ra, rõ biểu mẫu và điểm kiểm soát.

3. Giải pháp: hệ thống vận hành doanh nghiệp theo mô hình BOS

BOS là mô hình do VJIP phát triển, giúp doanh nghiệp chuyển từ cách quản lý phụ thuộc vào con người sang vận hành dựa trên hệ thống, dữ liệu và cơ chế quản trị thống nhất. Triết lý của mô hình rất ngắn gọn: doanh nghiệp năng suất nhờ hệ thống mạnh.

Tại Công ty 129, hệ thống được dựng theo ba tầng, từ tổng thể đến chi tiết:

• • 1. Lưu trình vận hành đơn hàng tổng thể: vẽ dòng chảy của một đơn hàng xuyên suốt các phòng ban cho 4 mảng: sản xuất sản phẩm chuyên ngành, chuyển đổi số, xây dựng và khai thác dịch vụ.
    2. Trụ cột quản trị: 9 trụ cột gồm Chính trị – Tổ chức – Hành chính; Tài chính – Kế toán; Kế hoạch – Vật tư; Nghiên cứu phát triển; Chất lượng sản phẩm; Sản xuất sản phẩm chuyên ngành; Hoạt động chuyển đổi số; Xây dựng; Khai thác dịch vụ. Mỗi trụ cột có một trưởng trụ cột chịu trách nhiệm.
    3. Quy trình chuẩn (SOP) và biểu mẫu: mỗi trụ cột có bộ SOP riêng, mỗi bước công việc gắn với người chịu trách nhiệm, đầu ra và biểu mẫu cụ thể, đáp ứng quy chế làm việc của Công ty.

4. Cách VJIP triển khai: 5 nguyên tắc làm nên khác biệt

Đi từ bức tranh lớn xuống chi tiết. Lưu trình đơn hàng được vẽ trước, SOP vẽ sau. Nhờ đó mỗi SOP biết rõ mình nhận đầu vào từ quy trình nào và chuyển đầu ra cho quy trình nào, tránh tình trạng mỗi phòng một bộ quy trình rời rạc.

Mỗi bước gắn trách nhiệm, đầu ra và biểu mẫu. Mọi SOP theo một mẫu chuẩn thống nhất: lưu đồ, bảng diễn giải từng bước, người chịu trách nhiệm, đầu ra, đơn vị tiếp nhận và biểu mẫu đi kèm. Điểm nối giữa các quy trình được thể hiện ngay trên lưu đồ.

Cùng làm tại hiện trường, Công ty 129 làm chủ. Chuyên gia VJIP làm việc trực tiếp tại Công ty với từng trưởng trụ cột. VJIP chuẩn bị dự thảo trước để buổi làm việc tập trung vào thảo luận và ra quyết định. Trưởng trụ cột là người ký xác nhận sản phẩm của trụ cột mình.

Áp dụng thử trước khi ban hành. Quy trình chỉ được coi là đạt khi chạy được trong thực tế. Mỗi trụ cột được đánh giá trên tối thiểu 03 hồ sơ thực tế, chấm theo bộ tiêu chí hai bên thống nhất từ trước.

Bảo mật theo nguyên tắc hai lớp. VJIP chỉ xây dựng lớp khung quản trị không mật: quy trình, lưu đồ, ma trận trách nhiệm, biểu mẫu. Toàn bộ nội dung nghiệp vụ, kỹ thuật thuộc diện bảo mật do Công ty 129 tự hoàn thiện theo quy định của ngành Cơ yếu.

5. Kết quả bước đầu

Dự án đã hoàn thành bản vẽ 4 lưu trình vận hành tổng thể, làm khung kết nối cho toàn bộ quy trình của các trụ cột. Danh mục quy trình của các trụ cột triển khai đợt 1 đã được Công ty 129 xác nhận; các quy trình đầu tiên đã được vẽ cùng trưởng trụ cột và đang chuẩn bị bước vào áp dụng thử.

Các vấn đề vận hành và ý tưởng cải tiến phát hiện trong từng buổi làm việc đều được ghi nhận và theo dõi đến khi xử lý xong. VJIP sẽ tiếp tục cập nhật khi dự án hoàn thành nghiệm thu.

6. Bài học cho doanh nghiệp muốn chuẩn hóa quy trình trước chuyển đổi số

• • • Số hóa một quy trình chưa chuẩn chỉ giúp làm sai nhanh hơn. Chuẩn hóa trước, số hóa sau.
    • Bắt đầu từ dòng chảy đơn hàng, không từ sơ đồ tổ chức. Khách hàng nhìn thấy đơn hàng, không nhìn thấy phòng ban.
    • Quy trình phải có chủ. Không có trưởng trụ cột chịu trách nhiệm, quy trình sẽ chỉ nằm trên giấy.
    • Bảo mật không cản trở chuẩn hóa. Tách lớp khung quản trị khỏi lớp nghiệp vụ nhạy cảm giúp doanh nghiệp vừa chuẩn hóa được, vừa giữ an toàn thông tin.