Định biên nhân sự cần bắt đầu bằng việc đo lường thực tế tại hiện trường. Khi chưa có dữ liệu chuẩn xác, quyết định tuyển thêm người thường chỉ là cách bù đắp cho việc phân bổ công việc kém hiệu quả.

Vì sao thiếu người nhưng vẫn có lãng phí?

Nhà máy có thể thiếu nhân sự ở một khâu nhưng lại dư thừa thời gian chờ ở khâu khác. Bảng chấm công chỉ xác nhận sự có mặt, không cho biết thời gian được sử dụng như thế nào. Để biết chính xác tình trạng thiếu hụt là thật hay do tổ chức kém, ban quản lý cần xuống hiện trường và đánh giá lại từng vị trí.

Giải pháp từ hệ thống Lean 5C

Phương pháp Lean 5C do tác giả Lưu Nhân Khải phát triển, bản quyền 4052/2026/QTG, giúp giải quyết bài toán định biên qua 5 cấu phần:

• C1 Công việc: Liệt kê chi tiết mọi công việc thực tế của từng vị trí trong ca.

• C2 Chi tiết: Bóc tách thao tác và đo lường thời gian bằng dữ liệu cụ thể.

• C3 Cải tiến: Nhận diện các loại lãng phí để loại bỏ, thay đổi cách làm hoặc giảm tần suất.

• C4 Cân bằng: Phân bổ lại khối lượng công việc cho đồng đều giữa các vị trí.

• C5 Chuẩn hóa: Đưa ra tiêu chuẩn công việc mới để đào tạo và duy trì bền vững.

Chỉ số đo lường định biên

Định biên đúng không dùng số lượng quy đổi từ tổng thời gian. Kết quả cần thể hiện qua các chỉ số thực tế sau:

• N0: Tổng nhân sự trước khi cải tiến.

• N4: Tổng nhân sự cần thiết theo tiêu chuẩn công việc mới.

• N2: Số lượng nhân sự cắt giảm, tính bằng N0 trừ N4.

• N5: Tỷ lệ cắt giảm.

• N3: Lực lượng nhân sự dự phòng được giữ lại.

Khi nào nhà máy cần tuyển thêm người?

Nhà máy chỉ nên tuyển mới khi đã chuẩn hóa công việc, loại bỏ thao tác thừa mà tổng khối lượng việc vẫn vượt quá năng lực của đội ngũ hiện tại. Ngược lại, nếu tổ trưởng phải liên tục điều chuyển người, người mới không có tiêu chuẩn để làm theo hoặc công nhân mất nhiều thời gian chờ đợi, nhà máy cần ưu tiên sắp xếp lại nguồn lực.

Kết quả thực tế từ các dự án

Việc đo lường theo chuẩn Lean 5C không nhằm ép người lao động làm nhanh hơn, mà giúp tối ưu cách tổ chức để làm việc đúng và đủ. Các số liệu đã nghiệm thu cho thấy:

• Dự án nhà máy luyện coke: Giảm 18,2% định biên, hoàn thiện 123 bản tiêu chuẩn công việc.

• Dự án nhà máy tôn mạ: Giảm 13,49% định biên, chuẩn hóa 100% vị trí công việc hiện trường.

Liên hệ khảo sát và tư vấn

Quyết định định biên nhân sự cần dựa trên dữ liệu thật của từng vị trí. Doanh nghiệp có nhu cầu đánh giá năng suất và sắp xếp lại nguồn lực có thể liên hệ VJIP để đăng ký khảo sát trực tiếp.

• Dịch vụ: Tư vấn định biên nhân sự sản xuất và triển khai Lean Six Sigma.

• Địa chỉ: Phòng 914, Tòa nhà Detech Tower, 107 Nguyễn Phong Sắc, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, Hà Nội

• Điện thoại/Zalo: 097 617 5567

• Email: luunhankhai@vjip.vn / admin@vjip.vn