Câu chuyện phổ biến ở doanh nghiệp

Có một khách hàng hỏi chúng tôi: Công ty đang cần giải quyết vấn đề về năng suất. Rõ ràng có đầy người như thế, mà lúc nào QLSX cũng kêu không đủ người để làm việc. Vậy là thế nào? QLSX cũng không giải thích được là năng suất hiện tại có tận dụng hết năng lực của hệ thống sản xuất hay không, mà chỉ cảm thấy nếu nhận thêm đơn hàng thì vỡ trận. Những cải tiến vụn vặt thì họ làm hết rồi, đồ gá, poka-yoke, thiết kế chuyền, … đủ cả, nhưng năng suất đang như thế nào, vẫn là một câu hỏi mà không ai biết phải đo đếm ra sao.

Thực ra, vấn đề của doanh nghiệp đó không đơn giản để có thể giải thích qua một vài câu, và để xử lý vấn đề đó, cũng không đơn giản chỉ qua một vài cải tiến thông thường là được. Nhưng đó lại là câu chuyện rất phổ biến ở doanh nghiệp Việt, bởi những thói quen xấu như đại khái, bỏ qua tiểu tiết, bỏ qua số liệu, không quan tâm đến hệ thống, nhưng lại muốn lúc nào cũng thúc đẩy sản xuất: giống như chiếc xe đang bị gài phanh tay, càng cố đẩy mà không biết gỡ phanh, thì chỉ hao tốn công sức và làm hỏng hệ thống.

Bạn không thể cải tiến khi không biết mình ở đâu

Khi chúng tôi vào cuộc, thì theo thủ pháp giải quyết vấn đề đơn giản nhất, chúng tôi yêu cầu họ xác định vị trí hiện tại của họ: Năng suất hiện tại là gì? Và mục tiêu mong muốn là gì? Mục tiêu mong muốn thì ai cũng trả lời được: gấp rưỡi, gấp đôi hiện nay. Nhưng năng suất hiện tại là gì, và dựa trên cơ sở nào để đưa ra con số ấy, thì họ không trả lời được.

Điều này cũng dễ giải thích: Năng suất giống như một ngôi nhà được xây dựng trên một nền móng và cấu thành bởi gạch và vữa. Nền móng của năng suất là các phương pháp sử dụng nhân sự, gạch để tạo hình nhà là những công việc được thiết kế và duy trì kiểm soát, còn vữa là những công việc giám sát, duy trì, cải tiến. Khi anh chưa có nền tảng là việc hiểu về đặc thù sản xuất, công nghệ để thiết kế công việc, thì anh chưa thể thiết kế công việc cho từng vị trí được. Và khi anh chưa thiết kế công việc cho người công nhân, thì anh không thể 100% là họ đang làm việc cho công ty: họ đang làm việc, nhưng có bao nhiêu % thời gian và thao tác trong số đó là việc tạo ra giá trị cho công ty? Và khi không thiết kế được công việc, thì việc kiểm soát và cải tiến cũng không mang lại nhiều giá trị.

Và chúng tôi tiếp tục phân tích: Vậy giờ kế hoạch sản xuất đang được xây dựng trên cơ sở nào? Có câu nói “A problem well defined is half solved”, tức là nếu kế hoạch sản xuất của anh có cơ sở, thì gần như năng suất có thể theo dõi từ đó. Điều này lại dẫn đến một vấn đề nằm sâu trong gốc rễ: Kế hoạch sản xuất của công ty đó xưa nay chưa bao giờ đúng. Tỉ lệ sai lệch KHSX xưa nay luôn vượt quá 10% số lượng và ~20-30% thời lượng: con số nói rằng cứ hôm nay làm đuối quá thì ngày mai giảm bớt yêu cầu một chút, nhưng lại giảm quá tay nên kết quả công việc lại vượt mức KH, và rồi lại tăng để rồi làm lại không kịp, … Tức là theo cách nhìn nhận chuyên môn thì là chưa có KHSX.

Trong trường hợp này, chúng tôi yêu cầu họ quay lại những chi tiết cơ bản nhất: thiết kế công việc. Những điều cơ bản nhất mới là những điều đưa chúng ta đi xa nhất. Thiết kế công việc, thiết kế tác vụ, và áp dụng triệt để theo dõi tác vụ và thời gian, sẽ là cách để chúng ta trả lời câu hỏi: Người công nhân đang làm gì trong xưởng, tỉ lệ họ làm việc cho công ty là bao nhiêu %? Dựa vào tác vụ chuẩn, chúng ta có thể tiếp tục đưa ra các chỉ số năng suất lý thuyết, năng suất định mức, và năng suất thực tế sẽ là thông tin phản hồi để điều chỉnh lại các tính toán ở trên. Một kế hoạch sản xuất tốt là một kế hoạch sản xuất thực tế (chưa kể đến các ứng dụng của Lean hay QRM vội), và việc chạy theo kế hoạch trong một khoảng giới hạn cho phép, là thể hiện rõ nhất của việc năng suất đạt hay không đạt.Rõ ràng vấn đề cơ bản này không hề đơn giản. Và chưa kể đến các yếu tố thêm vào như thiết kế công việc thế nào cho đảm bảo nhân trắc học, làm thế nào để duy trì sự sẵn sàng của nguồn nhân lực, kỹ năng sản xuất, độ tin cậy của tay nghề nhân công. Các bài toán như phân cấp kỹ năng, đào tạo và kiểm định tay nghề, nâng bậc tay nghề, đào tạo đa kỹ năng và xoay vòng công việc,… đều chưa được đề cập tới.Vậy khi nào thì đề cập đến chúng? Hồi sau sẽ rõ…VJIP 株式会社